V dnešních „covidových“ dobách se přesunulo obrovské množství komunikace (od soukromé přes vzdělávací až po firemní) do on-line prostoru a kromě asynchronní on-line komunikace, kterou využívá již téměř každý (e-maily), se začala masivně používat komunikace synchronní, hlavně videohovory. Pro spoustu lidí to je něco úplně nového, ale i tací, kteří občas nějaký ten video (nebo voice) hovor zažili, jsou najednou zaskočeni tím, že musejí absolvovat i několik hodin videohovorů denně. To, co bylo doteď doménou mezinárodních týmů a velkých korporací, je nyní denním chlebem ve spoustě firmách, školách, a dokonce i v rodinách. Neuškodí tedy připomenout si všeobecně platné zásady a tipy pro tento způsob komunikace.
1. Vyberte vhodný nástroj
Základním pravidlem je vybrat vhodný nástroj pro danou komunikaci. Závisí to hlavně na počtu a typu účastníků, potřebách pokročilejších funkcí (hlavně při prezentacích a výuce), zařízeních účastníků atp.
TIP: Vybrat vhodný nástroj vám pomůže náš předchozí článek na téma on-line komunikace: Kecáš, kecám, kecáme. ONLINE!
2. Na hovor se připravte
Toto pravidlo platí hlavně v případě, že používáte nějaký komunikační nástroj poprvé nebo na novém či jiném zařízení, než kde jej máte odzkoušený. Je dobré otestovat mikrofon a videokameru (hlavně v dané aplikaci či v konkrétním prohlížeči) a ověřit si, že vás všichni uvidí a uslyší a že první minuty hovoru nezabere vaše zprovozňování kamery či mikrofonu. Nejlepší je s nějakým přítelem či kolegou daný nástroj vyzkoušet ještě před samotným „ostrým“ hovorem za stejných podmínek. Je také potřeba přemístit se na čas hovoru do vhodného prostředí (pokud v něm nejste standardně), viz pravidlo číslo 3.
3. Buďte ve vhodném prostředí
Velmi důležité je mít pro hovor vhodné prostředí. Ideální je tiché a rovnoměrně světlé prostředí, kde jste sami. Pokud nejste v tichém prostředí, tak striktně dodržujte pravidlo číslo 4, pokud nejste v rovnoměrně světlém prostředí (a používáte kameru dle pravidla číslo 5), tak před sebou rozsviťte nějaký zdroj světla. Pokud budete v tmavém prostředí a světlo bude jen za vámi (okno, lampička atp.), tak se z vás stane tmavá silueta. No a pokud nejste sami, tak je třeba používat tzv. headset (sluchátka s mikrofonem), je ovšem mít na paměti, že vaše mluvení uslyší všichni okolo a může je rušit. Je také dobré mít nějaké reprezentativní prostředí (tedy neponechat v záběru nic nevhodného, např. nepořádek, osobní hygienické potřeby atp.), nebo si zapnout rozostření či náhradní pozadí (pokud to použitý nástroj umožňuje).
4. Pokud nemluvíte, ztlumte si mikrofon
Velmi praktické pravidlo, které je třeba dodržovat hlavně při větším počtu účastníků a které dělá hodně lidem problémy (zvláště pokud nejsou na tento typ komunikace zvyklí). Často se stává, že mikrofon nevypnou a ruší tak při mluvení ostatních drobnými zvuky, nebo naopak zapomenou mikrofon zapnout, když mluví. Nebojte se ostatní účastníky na tyto nešvary upozornit. Ztlumit mikrofon umožňuje každý nástroj jednoduše jedním kliknutím. Zpravidla to bývá obrázek mikrofonu (po stlačení se přeškrtne, což značí ztlumený mikrofon), který se nachází hned vedle tlačítka pro ukončení hovoru.
5. Mějte zapnutou videokameru
Pokud je to jen trochu možné (máte zařízení s videokamerou a vhodné prostředí, viz pravidla číslo 3 a 4), tak mějte při hovorech videokameru zapnutou. Platí to hlavně pro formální pracovní komunikaci (tzn. videohovory s klienty, důležité meetingy, výuku atp.). Mluvit totiž může vždy jen jeden účastník hovoru, ale reagovat pomocí videa může průběžně každý. Kameru je pak dobré umístit do výšky očí a dívat se do ní, nikoliv do obrazovky (ostatní tak budou mít pocit, že se díváte na ně).
TIP: Toto pravidlo můžete porušit a kameru vypnout, pokud je hovor nestabilní (kvůli pomalejšímu připojení nebo přetíženému serveru). V některých nástrojích můžete vypnout i zobrazování videa ostatních. Obojí významně ušetří datový tok a hovor by tak měl být plynulejší.
6. Zobrazte si co nejvíce účastníků schůzky a používejte gesta
Pokud všichni dodržují pravidlo číslo 5 a umožňuje to váš komunikační nástroj, použijte nastavení „zobrazení všech“ („grid mode“, „gallery mode“ atp.). Standardně mají nástroje nastaven režim „zobrazit mluvčího“ („speaker mode“), který zobrazuje jen toho, kdo mluví. Ke změně zobrazení účastníků nepřistupujte v případě, kdy někdo něco prezentuje nebo vám sdílí plochu, ale při běžné komunikaci může taková změna simulovat tradiční setkání v jedné místnosti naživo.
TIP: Pokud účastníci dodržují pravidla 4 a 5, tak můžete během schůzky nonverbálně komunikovat, tedy využívat gesta a mimiku, což je v online komunikaci velmi praktické. Můžete tak například kýváním hlavy vyjádřit souhlas či nesouhlas, přihlásit se o slovo (některé nástroje na to mají i tlačítka) nebo dávat jinak najevo svůj názor na ostatní, kteří právě hovoří.
7. Mluvte vždy jenom jeden
Toto pravidlo by mělo platit i v běžné komunikaci, ale tam je technicky možné, aby mluvili dva lidé najednou – zkrátka máte možnost poslouchat jen jednoho z nich. V on-line komunikaci to možné není (nikdo nebude rozumět nikomu), navíc je to minimálně stejně neslušné jako v komunikaci běžné. Pokud tedy někdo mluví, tak počkejte, až domluví, případně se přihlaste o slovo.
8. Připravte se na technické problémy
Videohovory nejsou vždy spolehlivé (hlavně v neplacených nástrojích), neboť jsou náročné na datový přenos. V současné době bývají také občas přetížené a dojít může i k výpadku internetu na vaší straně. Buďte tedy připraveni na náhradní řešení, například připojení z mobilního zařízení s mobilním internetem, převelení schůzky do jiného nástroje atp. Pokud si záložní scénáře připravíte dopředu, tak vás nic nepřekvapí.
TIP: Některé nástroje (například Google Meet nebo Skype) umožňují kombinovat on-line hovor s telefonním hovorem, takže se můžete v případě nouze připojit ke schůzce i přes telefonické spojení (tedy můžete být účastni schůzky i bez internetu).
9. On-line schůzky by měly být efektivní
Souhrn doporučení v tomto pravidle platí stejně dobře i pro osobní setkání, ale u on-line schůzek jsou ona doporučení důležitější, protože se v této formě komunikace daleko hůře udržuje pozornost a účastníci mohou mít tendenci dělat během hovoru jiné věci. V úvodu videohovoru (pokud je na to čas, případně při čekání na ostatní) neuškodí nějaký drobný small talk. Jakmile se ale začne řešit to, kvůli čemu jste se sešli, měl by být hovor co nejkratší a nejefektivnější a měli byste se držet tématu. Měli byste také celou dobu naplno vnímat, co se řeší, a nedělat u toho jiné věci. Je rovněž důležité připojit se včas (neuškodí drobný předstih) a na čas i skončit, protože někteří účastníci mohou mít další plánované hovory. Měli by být také nějakým způsobem zapojeni všichni účastníci hovoru. Klíčové výstupy z hovoru je vhodné zaznamenávat (a mělo by se s nimi dále pracovat), případně by se měly na konci hovoru domluvit nějaké navazující činnosti („next steps“).
TIP: Pokud nebudete dodržovat tato doporučení, tak to u účastníků schůzky vyvolá (oprávněně) pocit, že daná schůzka je jen mrháním jejich času, a povede to jen k tomu, že příště se buď nezúčastní, nebo (pokud musí) nebudou schůzku vnímat a budou u toho dělat něco jiného, takže schůzka bude skutečně úplně zbytečná.
10. Rozloučení, kapitán opouští loď poslední!
Kromě úvodního pozdravu (na který se většinou nezapomíná) by se měl každý, kdo opouští hovor (průběžně i na konci), rozloučit. Platí zde obecná etiketa příchodu a odchodu do místnosti plné lidí (například čekárna u doktora), takže ostatní by neměli na pozdrav ani rozloučení reagovat, maximálně pouze ten, kdo hovor svolával/zakládal (což je navíc, pomineme-li etiketu, vzhledem k pravidlu číslo 7 velmi praktické, protože pokud by na každý pozdrav a rozloučení vždy reagovali všichni, tak by se hovor mohl velmi protáhnout). Svolavatel/zakladatel hovoru pak zůstává, dokud všichni ostatní hovor neopustí, tedy až do úplného konce. V některých komunikačních nástrojích je toto také velmi praktické, protože by svým odchodem mohl přerušit spojení. V každém případě je to slušnost.
TIP: Pokud vám po rozloučení s většinou účastníků zůstane někdo v hovoru a nereaguje, tak o něm bezpečně víte, že minimálně ke konci hovoru nebyl ve skutečnosti přítomný, jen měl připojené zařízení, ale hovor nevnímal. V tomto případě samozřejmě můžete opustit loď bez výčitek.
Znáte nějaká další pravidla nebo tipy pro videohovory? Zapomněli jsme na něco? Dejte nám vědět v diskuzi pod článkem nebo na našich sociálních sítích!
Poznámka: Autor je od září na home office a přes videohovory řídí projekty pro Trigamu, učí na vysoké škole a řídí bytové družstvo a dvě neziskovky. Dá se tedy konstatovat, že videohovory v nejrůznějších komunikačních nástrojích tráví většinu pracovního dne, přičemž výjimkou nejsou ani desetihodinové voice call maratony. Proto také sepsal tato pravidla a prosí všechny, aby je dodržovali, protože to veškerá on-line jednání zrychlí, zefektivní a hlavně zpříjemní.
Sdílet článek