Co je projektový management?

Proč vlastně projektový management vznikl? Odpověď není nikterak složitá - aby vše dobře dopadlo a na nic se nezapomnělo! Co vše je součástí řízení není nikde pevně dané, ale vše vychází z obecných pravidel procesu projektového managementu, který si vždy můžete upravit dle vlastních potřeb. Pojďme se tedy společně podívat, na co je potřeba soustředit svou pozornost.

 

Existuje sice několik metodik a způsobů, jak projekt řídit, ale my se zaměříme spíše na podstatu a na to, co potřebujete vědět, abyste si mohli udělat obrázek o tom, co to projektový management je a jak ho využít. Níže se vám pokusím popsat základní principy, nejprve se však pojďme podívat na nejčastější cíle.

 

Hlavní cíle projektového řízení

Projektové řízení se nejčastěji zaměřuje na tři hlavní cíle, kterými jsou termíny, náklady a kvalita. V rámci zadání každého z nich byste měli definovat také jednotlivé ukazatele, kterých se bude projektový manager snažit držet a díky kterým bude možné sledovat a vyhodnocovat průběžný postup. V případě termínů je to harmonogram s kontrolními body, v případě financí rozpočet a jeho čerpání, v případě kvality se dá nalézt celá řada měřitelných faktorů. Obecně jde tedy o dosažení předem definovaného cíle, a to ideálně tak, jak si to předem naplánujete.

 

 

K dosažení cíle vede proces, který má čtyři hlavní kroky:

1. ZADÁNÍ – Definování cíle celého projektu.
2. PŘÍPRAVA – Nejdůležitější a nejobsáhlejší část celého procesu. Průběh celého projektu i jeho výsledek je mnohdy z velké části dán právě kvalitou přípravy.
3. SLEDOVÁNÍ & REALIZACE – Tato část obsahuje aktivity spojené s realizací úkolů potřebných k dosažení definovaného cíle. Zároveň zde můžete celý průběh sledovat a hlídat.
4. UKONČENÍ A VYHODNOCENÍ – Dokončením realizačních aktivit projekt nekončí. Musí se vyhodnotit jeho úspěšnost, případně neúspěšnost, potvrdit si se zadavatelem ukončení projektu a sepsat vše, z čeho byste mohli v budoucnu těžit.

 

 

Pojďme si nyní společně představit jednotlivé kroky podrobněji. 

ZADÁNÍ

• Základním zadáním je to, čeho chceme projektem dosáhnout. Například optimalizace procesu, nasazení nového systému či přestěhování nebo třeba jen uvaření večeře či úspěšné absolvování dovolené. Kouzlo projektového řízení je v tom, že jeho principy můžete využít téměř kdekoliv, vždy vám umožní mít plánovanou aktivitu pod kontrolou.
• Zadání by měla být co nejpřesnější a obsahovat vše, co může nějakým způsobem ovlivnit délku, náklady, realizaci, kvalitu i výsledek. Nejčastěji se tedy udává rozpočet, termín, do kdy má být vše dokončeno, kritéria ke změření výsledku, možná rizika apod. Jako příklad by nám mohla posloužit výše zmíněná dovolená. Zadání tak může být následující: 

1. Úspěšně realizovat dovolenou u moře (hlavní cíl).
2. Nepřekročit rozpočet 50 000 CZK. (rozpočet)
3. 14 denní pobyt kdykoliv v rozmezí 1. 7. – 31. 8. 2019. (časový plán)
4. Mít co nejvíce zážitků a hotel odpovídající vašim představám. (kvalita)
5. Prevence dodatečných nákladů, např. zjistit si, co jíst, co nejíst, co nedělat a kam nechodit. (sledování rizik)

 

PŘÍPRAVA

• Základem každého úspěšného projektu je projektový plán. Čím detailnější, tím efektivnější práce s ním je. Pod pojmem projektový plán si představte seznam veškerých aktivit, u kterých evidujete následující hodnoty:

1. Předpokládaná pracnost jednotlivých úkolů (čas potřebný pro realizaci).
2. Termín, kdy má být úkol realizován (nemusí přesně kopírovat pracnost, může jít o delší časové rozmezí).
3. Návaznosti a vazby (všechny aktivity by na sebe měly navazovat, případně by měly brát v potaz závislosti na nutnosti dokončit některé úkoly dříve, než začneme s dalšími).
4. Hodnot zadaných v plánu může být mnohem více. Vše záleží na tom, co je potřeba a co je vůbec možné zadat. Můžou to být kupříkladu odpovědnost, priorita, poznámky, ID, kategorie atd. Všechny data můžete zadat do softwaru pro řízení projektu, který Vám pomůže s kontrolou a řízením všech prací.

• Dalším bodem je rozpočet. Ten by měl být rozpracovaný tak, abyste věděli, kolik stojí jednotlivé položky (čím podrobněji, tím lépe). Měli byste mít i nějakou rezervu pro nečekané výdaje. Pro začátek realizace je nezbytné si ověřit, zda jsou potřebné prostředky k dispozici a jakým způsobem je můžeme čerpat. Je také nutné nastavit způsob, jakým je budeme evidovat – to je nezbytné pro výsledné vyhodnocení toho, jak jsme hospodařili.
• Stejně jako prevence může předejít nemoci, může evidence a vyhodnocování rizik předejít nečekaným výdajům, zpožděním termínů, problémům s realizací a výsledné nízké kvalitě. Každé případné riziko by tedy mělo obsahovat i řešení. Pokud bude např. dle aktuálních dopravních informací ráno zácpa na dálnici, mějte připravenou i variantu MHD, abyste stihli odlet svého letadla.
• Můžete mít skvělý plán, připravené peníze, ale pokud nemáte potvrzené kapacity, tak není jisté, že se vůbec něco z vašeho plánu uskuteční. Ověřte si, že cestovka funguje, vlaky jezdí, letadla létají a hotely nejsou zavřené zrovna v termínech, kdy je budete potřebovat.

 

SLEDOVÁNÍ & REALIZACE

Zde se ukáže, jak dobře jste se připravili. Tato fáze je vlastní realizace, v našem případě letní dovolená. Pokud tedy stihnete letadlo, budete spokojeni s hotelem, nebudete muset na místě již nic plánovat, budete si jen užívat naplánovaných aktivit a v pořádku se vrátíte domů, aniž byste utratili více, než jste měli v plánu, pak teprve můžeme konstatovat, že projekt byl úspěšný.

Z pohledu projektového řízení tedy jde o pravidelnou kontrolu realizace a termínů, řešení operativních úkolů, sledování nákladů a kvality a zajištění toho, aby se nic nezvrtlo a vše pokračovalo podle plánu až do samotného konce. Ideální je během realizace naplánovat i kontrolní body (tzv. milníky), kdy se vyhodnotí aktuální průběh ve všech svých aspektech, a pokud je potřeba, tak se cokoliv upraví, opraví nebo změní. Budete tedy držet projekt stále ve svých rukou a na konci vás nebude čekat překvapení v podobě něčeho, co jste mohli ošetřit již v počátku. Například ve formě nákladů, které se kvůli jednomu chybnému kroku vyšplhaly do astronomických výšin.

 

UKONČENÍ A VYHODNOCENÍ

Po dokončení realizace by se měl každý projekt vyhodnotit. Tzn. zhodnotit, zda splnil původní zadání ve všech svých částech. Bez ohledu na výsledek by mělo být vždy pravidlem sepsat všechny své zkušenosti, poznatky a komplikace, které vám v případě dalšího projektu můžou velice dobře posloužit.

 

Jistě sami uznáte, že projektový management je vcelku zajímavý nástroj, který lze používat i pro docela obyčejné činnosti běžného života. Pokud tedy chcete mít více kontroly a větší přehled, tak jen směle do toho.