Jak přežít meeting?

Meeting – tajemné předivo každé organizace. Jen máloco vyvolává u lidí z IT tak rozporuplné dojmy. Jedni meetingy milují, protože pomáhají posouvat věci vpřed, jiní je zatracují, protože jim užírají z času na jejich práci, která je na rozdíl od nich baví. O tom, jak meeting přežít, je právě tento článek.

 

1. Nepořádejte zbytečné meetingy

Každý v organizaci vyžírá onu pověstnou obecní pastvinu času svých kolegů tím, že do pekla společných setkání přispívá pořádáním dalších a dalších meetingů. Není nutné najednou přestat pořádat všechny meetingy, protože jsou záležitosti, které si je po právu zaslouží. Jde o to, nepořádat meetingy o věcech, které:

• můžete rozhodnout sami,
• může rozhodnout váš nadřízený či nějaká jiná konkrétní osoba.

Meeting je totiž často jen pokus, jak se vyvinit ze zodpovědnosti a hodit ji buď na někoho jiného, či rovnou na celý kolektiv. Máte-li ve vaší organizaci tento problém, meeting ho opravdu nevyřeší. Vyřeší jej statečnost, odvaha a zodpovídání se za svá rozhodnutí.

Spoustu věcí lze vyřešit i bez pracného svolávání meetingu. Prostě si odchyťte kolegy po obědové pauze a u čaje to s nimi neformálně proberte. Obzvláště když váháte, jestli to můžete rozhodnout sami... A když to nevyjde? Plnohodnotný meeting se dá naplánovat vždy.

 

2. Připravte se

Když už ale zjistíte, že potřebujete širší konzultace, například napříč týmy, rozhodnutí byznysu, inkluzivnější názory... Nejde jen o to, podívat se do sdíleného kalendáře a hodit tam meeting request.

V prvé řadě je potřeba si napsat, co je cílem schůzky, jaká přesně otázka má být zodpovězena. Pokračujte popřemýšlením o tom, jakou odpověď čekáte:

• Ano x Ne… Co budete dělat po zbytek meetingu, když uslyšíte Ne?
• Varianta 1/2/3… Jsou varianty opravdu srozumitelné, výlučné?
• Nestrukturované nápady?
• Iniciativní přebrání někým jiným?
• …

Pak to promyslete do co největšího detailu a sepište si vše, co je k tomu potřeba probrat. A připravte si to v písemné/prezentační formě. Písemná příprava je přitom víc než „něco tam odimprovizují“, donutí vás totiž utřídit si myšlenky a představit si rozhodovací strom otázek a možných odpovědí. Každá minuta vaší přípravy ušetří desítky minut X lidí přítomných na meetingu. Neodbývejte ji.

Vyberte také typ meetingu:

• rozhodovací meeting s vedením,
• kolektivní brainstorming,
• prezentace,
• demo,
• status,
• retrospektiva,
• …

Nepodařilo se vám udělat přípravu dostatečně výstižně? Pak meeting rozhodně nesvolávejte. Zbytečně byste plýtvali časem zúčastněných, kteří by se jen ztratili a došli k názoru, že meetingy jsou zlo. Přizvěte kolegu a společně vycizelujte, co by se na meetingu mělo řešit.

 

3. Nebuďte tam

Morem organizací je přizývání každého, koho by se schůzka mohla týkat, třebaže jen vzdáleně. Obrovské schůze jsou plýtváním financemi, časem, pozorností a do té doby pozitivním naladěním všech zúčastněných.

Přišla-li vám pozvánka na schůzku, zamyslete se, jestli jste opravdu ta pravá osoba, která by na schůzce měla být. Pokud máte svá želízka v ohni, typicky bude odpověď ANO, jindy ale můžete přijít na to, že zajímavá je jen část nebo že jste tam potřeba jen proto, abyste byli tak nějak v obraze.

V takovém případě se neváhejte omluvit, případně domluvit na dodání příslušných informací buď před, anebo po meetingu, ať už skrze zápis, nahrávku meetingu (skvělá věc), či opět v kuchyňce u kávy.

 

4. Moderujte

To, že jste svolali meeting, ještě neznamená, že se všichni sejdou a magicky se vyřeší důvod, proč byl meeting svolán. Nedoufejte ani v to, že přednesete svou přípravu, pak se všichni vyjádří a palčivý problém bude rozřešen, případně že brainstorming pojede jako po másle atp.

Často se plynulý tok meetingu zadrhne a je potřeba ho vrátit na koleje (a to opakovaně), což znamená vrhnout se do moderování, řídit tok diskuze a nenechat se ničím vyvést z míry.

Pokud se k tomu nemá svolavatel meetingu, může se toho ujmout kdokoliv jiný. Ušetříte tak čas všech zúčastněných. Kompetence moderování meetingu, který jsme svolali, by měla být vlastní každému v organizaci. Pokud chybí, nebývá na škodu zajistit ji, ať už v podobě dalšího člověka, nebo s pomocí někoho ze zúčastněných.

 

5. Neodbíhejte

Ať už jste tím, kdo meeting svolal, či pouhým účastníkem, nenechte se zlákat odbočkami. I když se vám zdá, že to souvisí, zdržte se. A když to nesouvisí, pak obzvláště. Pokecejte raději v té kuchyňce.

Jako účastník se nebojte ohradit proti zbytečným odbočkám ostatních – když to nejde přímo, prostě zmiňte, kolik vás na meetingu je a kolik to asi firmu stojí peněz. Na ty totiž slyší úplně všichni (manažeři).

 

6. Udělejte závěr a zápis

Správný meeting má mít pořádné shrnutí ve svém závěru, zápis a srozumitelné akční body, ať za týden nemusíte svolávat další, řešící to samé v bledě růžovém.

Tolik shrnutí našich tipů pro efektivní meetingy. Podaří-li se vám je následovat, věřte, že meetingy začnou být příjemnou záležitostí: jasná otázka, relevantní účastníci, rychlý posun směrem k rozřešení…