Na začátku letošního roku nás oslovila malá firma o 5 lidech s žádostí o pomoc při vývoji nového nástroje, který by jim pomohl zpřehlednit a usnadnit výkon všech agend spojených s provozem jejich podnikání.

 

Kde je/byl problém?

Původně to vypadalo na potřebu vývoje nové zakázkové robustní aplikace, ale záhy se v rámci výzkumných a analytických pohovorů s týmem klienta ukázalo, že hlavní problém je spíše v organizaci komunikace, nastavení odpovědností a online předávání informací a souborů mezi zaměstnanci.

 

Co s tím?

Na základě zjištěných poznatků se ukázalo, že než se pouštět do vývoje specializované aplikace, bude pro našeho klienta rychlejší, levnější a ve výsledku efektivnější nejprve připravit jednotné zabezpečené prostředí pro předávání informací a všechnu související komunikaci. Klientovi jsme představili možnosti světa Microsoft 365 a koncepci zabezpečení pracovních nástrojů tak, aby jeho zaměstnanci nebyli nijak omezeni, a naopak jim to usnadnilo řešení jejich každodenních agend.

 

Volba správného řešení

V tomto případě byl jako ideální varianta k uspokojení všech řešených potřeb vybrán licenční plán Microsoft 365 Business Premium, který poskytuje svým zákazníkům jednak klasické kancelářské aplikace v desktopové i webové verzi (např. Outlook, Word, Excel atd.), ale také nástroje pro spolupráci, správu a zabezpečení koncových stanic uživatelů (firemních mobilů, notebooků či tabletů).

 

Realizace přechodu na M365

V krátké době jsme pro klienta připravili příslušné prostředí a uživatelské účty a provedli přesun e-mailové komunikace do nástroje Exchange Online. Firma tak získala jednotný bezpečný mailingový nástroj, do kterého jsme samozřejmě importovali i veškerou dosavadní archivovanou poštu. Prostřednictvím navazujících miniškolení jsme pak seznámili zaměstnance klienta s jejich novými nástroji – kancelářskými aplikacemi Office, cloudovým úložištěm OneDrive for Business a nástrojem pro moderní komunikaci a spolupráci Microsoft Teams.

 

Co změna firmě přinesla?

Zaměstnancům jsme výrazně zpřístupnili možnost pracovat doslova odkudkoliv, což je obrovská přidaná hodnota pro klienta vzhledem k celostátní i zahraniční působnosti jeho pracovníků. Další výraznou přidanou hodnotou byl pak nastolený řád stran třídění informací, kdy pomocí nových nástrojů lze teď zpracovávané informace v rámci systému M365 snadno vyhledávat a sdílet a v neposlední řadě také sledovat stav řešení úkolů.

 

Co dál?

Tím ale naše práce ještě zdaleka neskončila. Následoval krok zabezpečení a správy koncových zařízení klienta. Co to je? Jednoduše počítače, telefony a tablety, na kterých zaměstnanci úřadují při výkonu svého povolání.

 

Možná si říkáte, proč to v tak malé společnosti vůbec řešit. Důvodů k nepodcenění situace je však hned několik:

 

  • Klient pracuje s velmi citlivými daty svých klientů.

 

  • Počet stále dokonalejších a sofistikovanějších kybernetických útoků na malé a střední podniky meziročně stoupá o desítky procent.

 

  • V neposlední řadě nám to vybraný plán umožňuje – v jeho ceně je totiž jedno z nejlépe hodnocených bezpečnostních řešení pro koncová zařízení na trhu – Microsoft Defender for Business. Byla by hrubá chyba toho nevyužít!

 

Provedení bezpečnostních změn

Notebooky a mobilní zařízení jsme začali spravovat pomocí nástroje Microsoft Intune, který nám poskytl celkový přehled nad prostředím a mohli jsme tak začít řídit aktualizace aplikací, operačních systémů i UEFI. Zavedli jsme šifrování interních disků, které je velmi užitečné při ztrátě nebo krádeži notebooku. Microsoft Intune nám také umožnil postupnou aplikaci nastavení dle Security Baselines a zavedení technologie pro autentizaci Windows Hello for Business. Identity klienta chráníme za pomoci vícefaktorové autentizace díky technologii Conditional Access, která je také již obsažena ve dříve uvedeném licenčním plánu platformy Microsoft 365. Stávající soubor různých antivirových řešení dle preferencí každého uživatele jsme centrálně nahradili pokročilým nástrojem Microsoft Defender.

 

Dlouhodobá správa a rozvoj

Našemu klientovi nadále prostředí monitorujeme, spravujeme a pomáháme rozvíjet na základě servisní smlouvy. Mezi dalšími úkoly, které nyní s klientem řešíme, je poradenství v oblasti nákupu koncových zařízení, tak aby byla garantována jejich dlouhodobá podpora. Třešničkou na dortu je pak nasazení technologie Windows Autopilot pro automatickou přípravu nových nebo reinstalaci starších zařízení, která klientovi zásadně usnadní budoucí nábor nových zaměstnanců či plánované provozní obměny hardware.

 

Celkový přínos

Provedená digitalizace služeb a nástrojů má u klienta hned dvojí pozitivní dopad. Nově je schopen začít bezpečně zpracovávat výrazně větší počet klientů než doposud. A zároveň je pro tuto hlavní pracovní náplň díky nově nastaveným procesům a nástrojům schopen nabrat a rychle zapracovat nové zaměstnance.

 

Happy end? Ještě ne…😊

Práce bylo odvedeno víc než dost, v tuto chvíli vedle řízení provozu monitorujeme i procesní dopady všech provedených změn a na základě vyhodnocení se pak bude klient rozhodovat, zda je skutečně potřeba se případně vracet k původní myšlence vývoje vlastní aplikace. Vedle toho pak na základě spokojenosti s naší dodávkou řešíme i možnost rozšíření spolupráce o další IT služby k akceleraci podnikání klienta. Ve hře je nový web, marketingová podpora a další aktivity.

 

A co vy? Nepotřebujete také pomoct se zametením před digitálním prahem vaší organizace? Připravte se na budoucnost a podpořte růst svého podnikání! Pro bezplatnou konzultaci nás neváhejte kontaktovat, těšíme se na vás.